Briefbogen nach DIN 676

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So entsteht ein Profi-Layout für Briefpapier

Viele Mediengestalter kennen heute oft nur unzureichend die Schriftsatzregeln für das Layout eines Briefbogens nach DIN 676. Nachfolgend werden deshalb die wichtigsten Eigenschaften für einen sauberen Briefbogensatz, wie er bei Trendstrom durchgeführt wird, genannt.

Der größte Fehler liegt oft darin, dass Geschäftsdrucksachen mit Werbung verwechselt werden. Die Sachlichkeit muss im Vordergrund stehen, also der Inhalt des Schreibens oder des Angebots, damit die Botschaft zum Kunden seriös transportiert werden kann.

Oft wird bei der Gestaltung von Briefbogen vergessen, dass dort später noch mit meist einfachen Bordmitteln aus einer Datenbank Inhalte eingedruckt werden, auf die es vorallem ankommt und die nicht optisch nach hinten gedrängt werden dürfen. Beispiele für eine korrekte Gestaltung können Sie hier ansehen.

Firmenlogo

Das Logo repräsentiert das Unternehmen und muss natürlich an prominenter Stelle auf dem Briefbogen stehen. In der Regel oben rechts. Hier sind aber kreative Ideen erlaubt, so dass das Logo auch schon mal in der Mitte oder links stehen darf, je nach Gesamterscheinungsbild des Briefbogens und der Platzierung von Slogan und anderen Zusätzen.

Fensterzeile

In der Fensterzeile des Briefbogen der Absender in Kurzform platziert (Firmenname, Straße, PLZ, Ort). Von der Unterkante der Fensterzeile bis Oberkante Briefpapier muss der Abstand 51 mm betragen, damit die Fensterzeile später korrekt in einem DIN-lang-Briefumschlag mit Fenster erscheint. Von der linken Briefbogenkante gemessen beginnt die Fensterzeile bei Trendstrom bei 22 mm. Eigentlich hat der Abstand zum Briefumschlagfenster nur 20 mm, es soll ja aber auch noch ein wenig Rand im Fenster bleiben, damit die Fensterzeile nicht direkt an der Kante des Fensters klebt.

Adressangaben

Die Angaben muss der Kunde liefern, da nur er über alle Details wie Rechtsform, Geschäftsführer oder Handelsregisternummer Bescheid weiß, aber auch Telefon, Fax und E-Mail. Trendstrom unterstützt aber natürlich gerne und informiert den Kunden, wenn der Eindruck entsteht, dass Angaben fehlen. Außerdem hat Trendstrom dazu eine hilfreiche Checkliste für alle notwendige Briefbogenangaben veröffentlicht.

Falzmarke

Damit der Briefbogen später vor dem Versenden auch korrekt gefalzt werden kann, wird eine Falzmarke am linken Rand auf 105 mm platziert, gemessen von der Briefbogenoberkante.

Lochmarke

Damit beim Abheften mit einem einfachen Locher das Blatt nicht in der Mitte angefalzt werden muss, um die Mitte zu finden, wird am linken Rand des Briefbogens eine Lochmarke auf 148,5 mm platziert, gemessen von oben oder unten. Das ist egal, da die Marke genau in der Mitte der linken Briefbogenkante stehen soll.

Telefon- und Faxnummern

Nach DIN 5008 wird eigentlich nur zwischen Vorwahl und Telefonnummer ein Leerzeichen gesetzt, also z.B. 030 44332211. Die DIN Norm 5008 ist aber erstens nur eine Empfehlung und zweitens keine Richtlinie für den Schriftsatz. Zur besseren Lesbarkeit empfiehlt sich nach wie vor eine Trennung in Zweiergruppen von hinten abgezählt und eine Trennung zwischen Vorwahl und Telefonnummer mit einem Bindstrich, also 030-44 30 22 11. Im Grafikprogramm werden dazu keine kompletten Leerzeichen verwendet, sondern sogenannte Gevierte mit Tastenkombinationen erstellt, dass nur leicht getrennte optische Zahlengruppen entstehen. Das sind die Feinheiten, die gute Schriftsetzer ausmachen.

Postleitzahl

Das ist sicherlich allseits bekannt. Die Postleitzahl ist in Deutschland 5-stellig und wird ohne Leerzeichen gesetzt, z.B. 10405 Berlin.

Postfachnummern

Postfachnummern auf Briefbogen oder auch im Anscchriftsfeld werden ebenfalls in Zweiergruppen von rechts beginnend getrennt, z.B. Postfach 10 20 30.

Kontoverbindungen

Die Kontonummer auf Briefbogen wird von hinten in Dreiergruppen unterteilt. Bankleitzahlen sind immer 8-stellig und werden von vorne nach hinten in zwei Dreier- und eine Zweiergruppe unterteilt, also z.B. BLZ 123 456 78, Konto 12 345 678 Da sich Bankverbindungen auf dem Briefbogen ändern können und ihre Präsenz eigentlich nur auf Rechnungen wirklich nötig ist, sollte man überlegen, ob diese Angaben nur als Textbaustein aus der eigenen Datenbank oder Worddatei platziert werden.

Handelsregister und Umsatz-ID-Nummern

Diese Nummern werden grundsätzlich überhaupt nicht unterteilt, also z.B. Ust.-ID-Nr. DE 123456789

Adress- und Kontaktdaten sollten außerdem in geordneten Blöcken an der Unterkante des Briefbogens platziert werden. Möglich ist auch eine Platzierung oben rechts unter dem Logo, aber erstens ist es gestalterisch eleganter wenn das Logo auf dem Briefbogen separiert steht und außerdem lässt diese Platzaufteilung mehr Spielraum und Flexibilität zu, wenn die Daten am unteren Rand sauber geordnet stehen.

Auswahl des Papiers für Briefbogen

Ergänzend zur Gestaltung eines Briefbogens ist die Papierwahl nicht ganz unwichtig. Es empfiehlt sich i.d.R. eine Grammatur von 80 g/qm zu wählen. Damit hat man die Möglichkeit mit Standardporto in einem Briefumschlag 3 Blätter zu versenden (20 g inklusive Briefumschlag). Schon bei 90 g/qm ist dies nicht mehr möglich. Man denke in diesem Zusammenhang auch an den Gebrauch von Beilagenwerbung. Wenn man einen persönlichen Brief versendet, sei es ein Schreiben, Angebot oder Rechnung, dann erregt eine kleine Werbebeilage Aufmerksamkeit und der Aufwand ist gering. Siehe auch Angebot für Flyer. Normalerweise sollten Druckereien selbst darauf achten, aber man sollte außerdem auch ruhig darauf hinweisen, dass das Papier Laser- und Inkjetdrucker geeignet ist und die Papierlaufrichtung des Papiers Schmalbahn sein muss. Bei dieser Laufrichtung auf dem Briefbogen ist gewährleistet, dass sich das Papier durch die Erhitzung Ihres Laserdruckers beim erneuten Bedrucken möglichst wenig wellt.

Druckverfahren für Briefbogen

Der Digitaldruck hat seine Stärken in kleinen Auflagen und ist inzwischen auch schon auf einem hohen Qualitätsniveau angelangt. Trotzdem wird er immer noch vom Offsetdruck übertroffen, zumindest wenn eine gute Druckerei am Werk ist. Ganz entscheidend aber bei der Wahl des Druckverfahrens für Briefbogen ist aber der Umstand, dass Digitaldrucke nicht mehr mit einem Laserdrucker nachträglich bedruckt werden können.
Durch die Erhitzung im Drucker löst sich die Farbe des Digitaldrucks und kann unter Umständen sogar zur Beschädigung des Laserdruckers führen. Ein zweites Kriterium, das gegen einen Druck von Briefbogen im Digitaldruck spricht ist, dass die Farbe im Digitaldruck nur auf der Oberfläche des Papiers haftet und so beim Druck auf Naturpapier eher unangenehm speckig wirkt.

Farben für Briefbogen

Trendstrom empfiehlt Briefbogen grundsätzlich wie alle Drucksachen im CMYK-Modus zu drucken (Cyan, Magenta, Gelb, Schwarz). Das sind die Grundfarben vom klassischen Offsetdruck. Damit sind jegliche Farbmischungen und Farbkombinationen möglich, auch Farbbilder.
Eine Variante dazu sind sogenannte Sonderfarben oder Schmuckfarben. Die bekanntesten Sonderfarben-Serien sind Pantone und HKS. Die Farben sind sehr schön, machen Sie aber unflexibel für Folgedrucksachen. Wenn man z.B. später einen Firmenprospekt im CMYK-Modus drucken möchten, der notwendig ist, wenn Farbbilder verwendet werden sollen, muss zusätzlich eine 5. oder 6. Farbe als Sonderfarbe gedruckt werden, was den Druck enorm verteuert.
Oder man nimmt in Kauf, dass Sonderfarben im CMYK-Modus nur annähernd getroffen werden. Deshalb empfiehlt Trendstrom gleich von Anfang an für alle Drucksachen den CMYK-Modus zu verwenden.

TRENDSTROM hat in seinem Standardangebot all diese Optimierungsmöglichkeiten bereits berücksichtigt und bietet deshalb für Briefbogen und alle anderen Drucksachen ein rundum-Sorglos-Paket vom Fachmann an. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit andere Ausführungen für Briefbogen oder auch andere Druckprodukte bei TRENDSTROM anzufragen.