DIN Norm 5008 zum Briefe schreiben

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Briefkopf nach DIN Norm 5008:2005 erstellen

Alle Informationen zum richtigen Verfassen von Briefkopf und Briefen

Die aktuelle Version der DIN Norm 5008 für Maschinensatz und Textverarbeitung ist von 2005 und wird entsprechend 5008:2005 bezeichnet. Diese Norm legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung insbesondere auch für Briefe fest. Bis 1996 orientierte man sich dabei an der Schreibmaschine und seither bevorzugt an moderner Textverarbeitung in Computerprogrammen.

Die DIN Norm sind Empfehlungen und keine Vorschriften. Es ist einerseits im Sinne der allgemeinen Leserlichkeit, wenn man sich an ein gleiches Erscheinungsbild gewöhnen kann und Angaben immer an der selben Stelle findet, was für Visitenkarten oder Flyer nicht unbedingt notwendig ist, andererseits sollte man die DIN Norm auch nicht zu genau nehmen und einzelne Angaben ggf. zweckmäßig seinen Firmengepflogenheiten anpassen. Einzig bei der Post können Nachteile entstehen, wenn z.B. Masseneinsendungen nicht vollautomatisch eingelesen werden können.

Den Gestaltungsaufbau, also sozusagen der Vordruck für einen Geschäftsbriefbogen regeln aber Schriftsatzregeln bzw. die DIN Norm 676 (Gestaltungsbeispiele). Ein Mediengestalter ist also dafür verantwortlich, dass Fensterzeile, Adressdaten, Falz- und Lochmarke und natürlich Firmenlogo, so auf dem Briefbogen platziert sind, dass darauf problemlos vom Verwender des Briefpapiers später ein Brief nach DIN 5008:2005 erstellt werden kann. Trendstrom hat für die Gestaltungsrichtlinien für Mediengestalter hier eine separate Erläuterung herausgegeben.

Kopfbereich:

Im Briefkopf über der Fensterzeile kann der Mediengestalter frei Logo und Informationen zum Ersteller layouten. Also in der Regel gehören dort Firmenlogo, Slogan und ggf. Aufzählungen von Leistungen platziert.

Anschriftzone:

Der Bereich auf dem Briefpapier unterhalb der Fensterzeile ist bekanntlich für die Anschrift vorgesehen. Wichtig ist dabei heute die Maschinenlesbarkeit, wie sie die Post für eine vollautomatische Sortierung verwendet. Genaue Maße, wie von der Deutschen Post gewünscht, sind nicht in der DIN 5008 vorgegeben, sondern u.a. in DIN 676. Wer Massenpost wie Infobriefe verschicken möchte, sollte dazu aber eher die Vorgaben der Post lesen, die in einer umfangreichen Broschüre auf weitere Details, wie die Gestaltung des Briefumschlags eingeht.

Der Adressbereich besteht nach DIN 5008:2005 aus 9 Zeilen. Drei Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone und sechs Zeilen für die Anschriftzone. Die Zeilen der Vermerkzone werden offiziell nicht hochgerückt, wenn dort kein Inhalt ist oder anders gesagt, wenn man in den ersten drei Zeilen keine Zusatzvermerke hat, bleiben drei Zeilen leer. Hat man nur eine Zeile, bleiben zwei leer und in die dritte wird geschrieben. Hat man zwei Zeilen zu schreiben, bleibt die erste Zeile leer. Die Angaben der sechs Zeilen für die Anschrift werden dagegen schon hochgerückt, d.h. dort werden keine Leerzeilen dazwischen gemacht.

Fensterzeile

leer (elektronische Freimachungsvermerke, z.B. mit Stampit bei der Post)
leer (z.B. Vorausverfügung: "nicht nachsenden!", oder "falls unzustellbar, zurück!")
leer (z.B. Einschreiben oder Büchersendung)
Maschinenbau Müller
Herr Thomas Müller
Martin-Luther-Str. 17 // Gebäude 12c
12345 Berlin
DEUTSCHLAND
leer

Der Ländercode vor der Postleitzahl, wie früher verwendet, entfällt. Dafür wird das Land in die neunte Zeile geschrieben, wenn der Brief ins Ausland verschickt wird. Bei Auslandsversand wird der Bestimmungsort und Land außerdem immer in Großbuchstaben geschrieben. Im oben gezeigten Beispiel wäre die Länderangabe innerhalb Deutschland natürlich nicht notwendig. Das Bestimmungsland soll in deutsch angegeben werden (beim Versand AUS Deutschland), es sind aber auch englisch und französisch zulässig. Allerdings wird bei Auslandssendungen empfohlen die Adressdaten nach den Gepflogenheiten des Empfängerlandes zu gliedern. Schließlich muss dort die Post ankommen.

Regeln für den Textsatz:

1. Allgemein: Die Ausrichtung des Textes ist immer linksbündig. Auf der linken Seite bleibt ein Rand von 24 mm, wo die Schriftzeilen beginnen und auf der rechten Seite bleibt ein Rand von mindestens 8 mm.
2. Bezugszeile: Eher für größere Unternehmen gehören hier her, Bezugszeichen des Absenders und zum bisherigen Schriftverkehr. Immer gehört dort aber der Ansprechpartner, ggf. Telefon-Durchwahl und persönliche E-Mail und natürlich das Datum des Briefs platziert. Insbesondere wenn die Angaben aber sehr umfangreich sind, ist auch ein Informationsblock rechts neben dem Anschriftsfeld erlaubt. Das Datum wird allerdings stets in der Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes geschrieben.
3. Das Betreff enthält eine kurze, prägnante Inhaltsangabe, wird keinesfalls unterstrichen, beginnt keinesfalls mit dem Wort “Betreff” und endet auch nicht mit einem Punikt. Das Betreff ist übrigens aber auch nicht zwingend, wird aber natürlich empfohlen, um dem Empfänger eine schnelle Information zu geben, um was es sich bei dem Schreiben handelt. Nach dem Betreff folgen zwei Leerzeilen.
4. Anrede: Nach der Anrede erfolgt eine Leerzeile.
5. Der Haupttext sollte besonders bei längeren Texten durch mehrere Absätze gegliedert sein. Wichtige Angaben dürfen durch fette oder kursive Schriften hervorgehoben werden.
6. Grußformel: Vom Haupttext zur Grußformel (z.B. Mit freundlichen Grüßen) bleibt eine Zeile leer. Probieren Sie aber ruhig auch neue, frischere Grußformeln, wie “Freundliche Grüße” oder sogar “Viele Grüße”.
7. Unterschrift: Danach bleiben drei Leerzeilen für Unterschrift und Stempel
8. Namenszusatz: Dann erfolgt der Name des Unterzeichners ggf. mit Zusatzangaben.
9. Anlagen: Nach einer weiteren Leerzeile kann ein Hinweis auf “Anlagen” erfolgen. Beigelegte Unterlagen sollten aber bereits im Haupttext schon erwähnt werden.

Im Brieffuß werden in der Regel allgemeine Angaben zur Firma bereits vom Mediengestalter im Vordruck layoutet. Die notwendigen Angaben hat Trendstrom bereits in Briefbogen-Layoutregeln erläutert. Außerdem findet man bei Trendstrom eine Checkliste für Briefbogenangaben, bei der genau erklärt wird, was in das Briefbogen-Layout an Firmenangaben und Zusätzen, wie Umsatzsteuernummer, gehört.

Weitere Informationen zu DIN-Normen bei Briefen

Das aktuell übliche Datumsformat ist übrigens in der DIN 8601 auf die Form nummerisch Jahr-Monat-Tag (z.B. 2007-12-04) oder alphanummerisch Tag.ausgeschriebener Monat.Jahr (z.B. 4. Dezember 2007) festgelegt. Was sich aber noch nicht überall durchgesetzt hat, wie man noch oft feststellt verwenden doch viele im Alltag immer noch die Form Tag.Monat.Jahr (z.B. 04.12.2007). Das ist ein gutes Beispiel, dass Normen zwar gewünscht sind, aber keine Pflicht, schließlich wird ein Verstoß nicht bestraft, außer eben die Post nimmt die Massenbriefsendung nicht an, weil der Brief nicht maschinenlesbar ist.

Die nummerische Form (2007-12-04) hat sich aber auch nicht durchgesetzt, weil sie im internationalen Gebrauch missverständlich sein kann. So schreiben Amerikaner das Datum nochmals verdreht (2007-04-12), was einen vereinbarten Termin schnell mal um ein paar Monate verschieben kann.

Außerdem gibt es in der aktuellen DIN 8601 auch keine Verwendung mehr von “v. Chr.” bzw. “n. Chr.” In der Norm ist ein Jahr Null vorgesehen und alle Jahre davor werden mit einem Negativzeichen, also Minus “-” kenntlich gemacht.

PS – Postskriptum: Wird immer gelesen!

Eigentlich ist es heute mit computerbasierender Textverarbeitung nicht mehr notwendig ein PS (Postskriptum = Nachschrift) zu verwenden. Allerdings hat es eine große Werbewirksamkeit und es bietet sich geradezu an, in ein PS noch eine wichtige Botschaft zu verpacken, denn merke: Eine PS wird immer gelesen!!
Korrekt wird das Postskriptum mit “P.S.:” oder einfach “PS.:” abgekürzt. Andere Kennzeichnungen oder Bezeichnungen sind grundsätzlich nicht gültig. Bei weiteren Postskripta würde jeweils ein “P” ergänzt werden, also “PPS.:”, “PPPS.:”, usw. Eigentlich wurde das PS in einem Brief auch nicht mehr unterzeichnet, da die Grußformel mit der Unterschrift sich ja darüber befindet. Möchte man deshalb ganz korrekt handeln, müsste man das PS noch z.B. mit “d.O. + HE” unterschreiben, also “d.O.” für “der Obige” und seine Initialien.

Schriftart und Schriftgröße in Briefen

Die Schriftgröße im Brief sollte unbedingt einheitlich sein. Mindestens sollte eine Größe von 10 pt (Punkt), besser 11 oder 12 pt verwendet werden. Als Schriftart sollte eine gut lesbare Schrift verwendet werden. Empfehlenswert sind Arial, Helvetica und Times, aber auch andere Schriftarten sind möglich. Schlecht leserlich sind in der Regel Schreibschriften. Die Größenangaben gelten übrigens nicht für den Schriftsatz, also den Vordruck für den Mediengestalter. Er sollte beim Layout vom Brieffuß mit den Adressdaten zur Unterscheidung auf 8 maximal 9 pt zurück greifen. Bei der Fensterzeile sind auch 6-7 pt ausreichend.

Wenn Sie ein perfektes Layout inklusive Logo bei Trendstrom supergünstig inklusive Gestaltung und Druck bestellen möchten, geben Sie bitte alle Angaben für Ihren Briefbogen in unser Bestellformular ein. Wir werden alles zuverlässig umsetzen und Ihnen einen Entwurf per E-Mail als PDF senden. Für andere Drucksachen, wie Flyer oder Visitenkarten gibt es übrigens keine konkreten Normen. Wichtig ist dabei das Gefühl und Wissen des Grafikers, um werbewirksame Layouts zu erstellen.